Ako urobiť projektovú kalkuláciu správne?

Jedným z významných nástrojov zabezpečujúcim zvyšovanie efektívnosti a kvality práce je kalkulačný systém, vďaka ktorému môžeme zistiť rozsah a štruktúru vynaloženého úsilia na konkrétny výkon. Kalkulácia je vo všeobecnosti chápaná ako nástroj na zistenie nákladov na kalkulačnú jednotku, ktorou môže byť konečný výrobok, polotovar, práca, služba resp. ich kombinácia. V závislosti od typu kalkulačnej jednice ju môžeme vyjadriť množstvom (kilogramy, kusy, litre,...), časom (hodiny, dni...) alebo iným spôsobom (suma v Eur,...).

Kalkulácia plní niekoľko funkcií a okrem už vyššie spomenutých nám poskytne kontrolu nad nákladmi na určitý výkon, určí výdavky za jednotlivé zložky, sprehľadní stanovené pracovné výkony a vypočíta cenu konečného výstupu. 

Kalkulácie môžeme využiť na riadenie a kontrolu hospodárnosti, pri oceňovaní zásob vlastnej výroby, ale slúžia nám aj ako podklad pre cenové rozhodovanie. Jej účelom je najmä vyčísliť náklady na výkon a získané údaje môžeme následne porovnať s konkurenciou. Nie je žiadnym tajomstvom, že výška nákladov ovplyvňuje finálnu cenu. Ešte pred realizáciou projektu, či už výskumného, alebo stavebného, musíme zvážiť nielen jeho investičnú náročnosť ale aj vlastné finančné možnosti, k čomu má dopomôcť práve presná a prehľadná kalkulácia. 

Podľa predmetu kalkulácie a štruktúry jednotlivých nákladov zvolíme vhodnú kalkulačnú metódu, pomocou ktorej zistíme požadovanú a následne aj skutočnú výšku nákladov na realizáciu. Podľa zvolenej metódy môžeme pri kalkulácii postupovať napríklad takto: 

• stanovenie cieľovej predajnej ceny (v tomto kroku zohľadňujeme mnoho faktorov ako životný cyklus konečného produktu, očakávaný objem tržieb, konkurenčné stratégie a konkurenčné ceny...),
• stanovenie cieľového zisku (tu je potrebné zohľadniť najmä stratégie riadenia celého životného cyklu produktu a firemný strednodobý plán zisku),
•  stanovenie cieľových nákladov (predstavuje rozdiel medzi cieľovou predajnou cenou a cieľovým ziskom),
• stanovenie cieľovej ceny pre rôzne činnosti, funkcie, dielce, nákladové položky a dizajny,
• zistenie a spracovanie detailných informácii o nákladoch (porovnanie rôznych vzorov prevedení produktov s cieľom zníženia nákladov),
• kontinuálne porovnávanie skutočných (aktuálnych) nákladov s cieľovými nákladmi (tieto by nemali byť prekročené a v prípade, že sa tak stane v ktorejkoľvek fáze vývoja produktu, malo by dôjsť k rovnomernému zníženiu nákladov v inej fáze),
• adaptácia „value engineering“ na začlenenie požiadaviek zákazníkov (cieľom je realizovať všetky potrebné funkcie pre výrobok s minimálnymi celkovými nákladmi životného cyklu)  

Veľmi používanou kalkuláciou na riadenie nákladov prostredníctvom aktivít je ABC metóda – Activity Based Costing:

1. V prvom kroku priradíme priame náklady výstupom a nepriame náklady  (režijné) priradíme aktivitám. 
2. V druhom kroku priradzujeme aktivity jednotlivým nákladovým objektom podľa miery ich náročnosti na spotrebu aktivít potrebných na ich poskytnutie (každému sa priradí len to, čo skutočne spotreboval alebo čo sa spotrebovalo kvôli nemu).

Pod režijnými nákladmi v rámci tejto metódy môžeme nájsť napríklad náklady na administratívu, nájomné, prepravné, cestovné a poistenie a informácie zistíme jednoducho, z účtovníctva. Pod aktivity v rámci tejto metódy môžeme zaradiť napríklad prijatie objednávky od zákazníka, príprava cenovej ponuky, riadenie výroby, odoslanie tovaru.

Metóda je zameraná na nepriame náklady a premieňa ich na priame. Pri použití ABC kalkulácie zistíme skutočne vynaložené náklady na produkt, s oveľa väčšou presnosťou ako pri použití tradičného nákladového systému.

Výhodou tejto kalkulačnej metódy je aj identifikácia aktivít, ktoré spotrebúvajú neprimerane veľké množstvo nákladov a prinášajú malú pridanú hodnotu.

V našej praxi sa najčastejšie stretávame s kalkuláciou, ktorú realizujeme ešte pred začatím výkonu (predbežná kalkulácia), ale nemenej dôležitá pre podnik je aj výsledná kalkulácia, ktorá sa realizuje po skončení výkonu a zistíme ňou skutočné náklady na príslušný výkon.

Predbežnú kalkuláciu sme vypracovali aj nedávno pre nášho klienta, v ktorej sme posudzovali súbor pozemkov v turisticky atraktívnej lokalite. Zvažovali sme rôzne varianty realizácie ich predaja, buď rozparcelovania stavebného pozemku a následne samostatného predaja vo forme hotového stavebného pozemku s inžinierskymi sieťami, alebo aj so stavbami s rôznymi stupňami ich dokončenia. Ako prvý krok sme vypracovali analýzu posudzovaného územia z viacerých hľadísk, s ohľadom na možnosti aktívneho a pasívneho trávenia voľného času, zmapovali sme polohu a napojenia na dopravnú infraštruktúru, definovali sme pôdne a vodné hospodárstvo a občiansku vybavenosť. Následne sme spracovali predbežnú kalkuláciu, v ktorej sme zohľadnili zistené informácie z analýzy. Finálna kalkulácia obsahovala tri alternatívy nákladovosti a ziskovosti, naše odporúčania a upozornenia na riziká, ktoré s jednotlivými alternatívami súvisia. Klient si tak na základe výsledkov kalkulácie môže vybrať model realizácie, ktorý je preňho najzaujímavejší.