Ako sa brániť negatívnemu pôsobeniu entropie na Vašu firmu

Zaregistrovali ste vo firme, že si zamestnanci začali po čase vysvetľovať veci po svojom? Všimli ste si rastúci tlak na zmeny a inovácie v podniku? Stalo sa Vám, že z firmy začali odchádzať tí najschopnejší pracovníci? 

Každý organizmus, aj systém, podlieha entropii. Tú veľmi jednoducho definujeme ako postupné upadanie jednotlivej veci alebo celého systému až do stavu neusporiadanosti. Trvá napr. roky, kým sa výrazne zníži schopnosť aktívne používať naučenú slovnú zásobu v cudzom jazyku. Pri fyzickom tréningu je však už po pár týždňoch nečinnosti citeľné zníženie výkonnosti. Keď sa niečomu nevenujeme (pozornosťou, vynaloženou energiou), nezachová sa to v pôvodnom stave, pôvodné usporiadanie degraduje.

Tento jav pôsobí aj vo firmách, ktoré sú živými organizmami. Pokiaľ fungujú živelne, teda bez väčšej miery vnútornej organizácie, miera entropie je vysoká a urýchľuje neželané zmeny. Úroveň entropie (zjednodušene) meriame množstvom neporiadku v systéme. 

Prejavuje sa napríklad nasledovne:

• pracovníci si postupne začnú veci vysvetľovať a robiť po svojom (napr. dodržiavanie presných časov dochádzky, kvalita výroby, presnosť komunikácie, čistota na pracovisku, dbanie o svoj zovňajšok, záujem o ďalšie vzdelávanie, atď.)
• z nesystematického prostredia (kde neexistujú alebo sa nedodržiavajú pravidlá) začnú odchádzať tí najschopnejší, pretože takýto typ nepredvídateľnosti im nevyhovuje
• technológie sa opotrebúvajú a je potrebné venovať sa viac ich údržbe alebo ich vymeniť za rýchlejšie alebo presnejšie
• klient si zvykne na dodávanú úroveň služby a jej ceny, berie ju ako štandard a po čase je potrebné ho zaujať niečím novým
• trh sa vyvíja a vytvára tlak na zmeny a inovácie v podniku

Prevaha operatívy nad stratégiou

Máloktorý majiteľ vedie svoj podnik takýmto spôsobom dobrovoľne. Dôvodom, prečo tak napriek tomu väčšina malých a stredne veľkých podnikov funguje, je prevaha operatívy nad stratégiou v pracovnom výkone majiteľa. Ten by sa mal z povahy veci venovať hlavne stratégii - či už obchodnej alebo technickej, podľa jeho prirodzeného osobného zamerania. Namiesto toho však väčšinou hasí problémy, ktoré mu prinesú jeho podriadení alebo ich sám spozoruje a zodpovedný pracovník ich nerieši.

Väčšina majiteľov to aj vie alebo intuitívne cíti nespokojnosť, keďže im však na podniku záleží, robia, čo vnímajú ako nevyhnutné. Krátkodobo je to samozrejme v poriadku, pokiaľ je to však dlhodobá záležitosť (mesiace a roky), škodí to firme a aj majiteľovi ako osobe.

Efektívne rozdelenie úloh

Teória (a v úspešných organizáciách aj prax) pozná tzv. Eisenhowerovu maticu (podľa amerického generála a neskôr prezidenta USA D. D. Eisenhowera), ktorá rozdeľuje úlohy do 4 kvadrantov:

1. dôležité a naliehavé
2. dôležité a nenaliehavé
3. nedôležité a naliehavé
4. nedôležité a nenaliehavé

Dôležitým princípom je venovať sa čo najviac úlohám v 2. kvadrante, ktoré zabezpečujú rozvoj firmy. Pokiaľ majiteľ zotrváva prevažne v 1. kvadrante, je to znak neefektívnej organizácie, pretože ho fungovanie dostáva pod tlak. Úlohy 3. kvadrantu je potrebné delegovať (tejto téme bude venovaný nasledujúci blog) a úlohy 4. kvadrantu elimininovať (veď sa nedá stíhať všetko :)).

Organizácia prebúdza motiváciu

Presné pomenovanie vecí a ich zobrazenie v štruktúre (napr. organigram, výrobný proces, projektové riadenie) je to, čo dá pracovníkom v celej hierarchii podniku zmysel, prečo sa v práci snažiť.

Pokiaľ však fungovaniu podniku venujeme pozornosť, je to nielen efektívny nástroj na zamedzenie entropných prejavov, ale aj účinný spôsob rozvoja samotnej firmy - rastie produktivita, pridaná hodnota, ziskovosť, spokojnosť zamestnancov, kvalita.

Pozrite sa na svoju firmu a pouvažujte, aké výhody by Vám prinieslo lepšie zorganizovanie celej spoločnosti alebo niektorej jej časti.