Ako efektívne pracovať na home office

Všetci neustále hovoríme o výhodách elektronickej doby - rýchla donáška jedla, dostupnosť produktov online takmer bez obmedzenia, možnosť rýchlej komunikácie. Teraz máme príležitosť si naplno otestovať jej limity a výhody. Veľa firiem muselo pristúpiť k pracovnému režimu z domu, hoci to u nich nie je bežnou praxou. Zamyslite sa, ako bude najlepšie home office využiť, ideálne sú administratívne činnosti, rôzne plány, spracovanie smerníc alebo technických postupov - jednoducho také, na ktoré pre bežnú operatívu nezostáva čas. 

Na čo zamerať pri zriaďovaní home officu pozornosť, aby sa práca z domu stala efektívnym riešením a nie krajným východiskom? 

ZAMESTNÁVATELIA

Dôležité je myslieť na to, že naučiť sa pracovať v domácom prostredí si vyžaduje veľkú disciplínu, ktorú si väčšina zamestnancov vybuduje až postupom času. Neočakávajte preto produktivitu hneď po spustení home officu. 

1. Dohodnite si pravidelné porady online, ktoré sa budú konať raz do týždňa. Veľmi efektívne riešenie je naplánovať spoločnú poradu (max. v trvaní jednej hodiny) a následne individuálne meetingy. Preberte najprv aktivity, ktoré upevnia tímového ducha - vízia budúcnosti, potom sa venujte úspechom zamestnancov za posledný týždeň a pracovným plánom na týždeň nasledovný. 

2. Sústreďte sa na dosiahnutie cieľa, nie na proces a buďte flexibilní pri dodržiavaní interných predpisov, ktoré sú vytvorené pre fungovanie v kancelárskom režime.

3. Pri home office režime je IT dôležitejšie viac, ako kedykoľvek predtým. Preto je nevyhnutné mať človeka, ktorý bude schopný riešiť obratom všetky IT záležitosti. Tiež si overte, či má každý zamestnanec dostatočne kvalitné pripojenie na internet a spoľahlivý počítač, aby sa predišlo nežiadúcim výpadkom. Vyskúšajte aplikácie ako Asana, Workplace alebo český EasyProject (riadenie projektov a tímov, zdieľanie úloh), Google Hangouts alebo Zoom (chat a telekonferencie) a Google documents/Suite (zdieľanie a kolaboratívna správa dokumentov).

4. Pri práci z domu je možné, že nebudete schopní poskytovať škálu služieb či tovarov v plnom rozsahu. Zvážte, ktoré z činností by mohli byť rizikové. Na druhej strane, teraz je správny čas experimentovať a skúšať. 

5. Práca z domu má pre mnohých zamestnávateľov aj právny dosah. Prečítajte si, ako home office podchytiť po legálnej stránke, prípadne ako postupovať, pokiaľ druh vykonávanej práce home office neumožňuje. 

6. Ak sú zamestnanci ohodnotení podľa hodinovej sadzby, dohodnite si časovač, ktorý budete na meranie odvedenej práce používať. Vyskúšajte napríklad toggle alebo clevork, prípadne primaerp pre česko-slovenský softvér. Všetky sa dajú používať na mobilnom, ako aj desktopovom zariadení. 

ZAMESTNANCI

Je veľmi náročné udržať si pri práci z domu disciplínu. Všímajte si, čo vás najviac rozptyľuje a snažte sa postupne všetky nežiadúce vplyvy eliminovať. 

1. Začnite s vytvorením zoznamu úloh na každý deň, ktorý vám pomôže sústrediť sa na to, čo je dôležité a zároveň tak striktne oddelíte pracovné činnosť od tých domácich. Okrem pracovných aktivít nezabudnite do zoznamu zohľadniť aj na prestávky, alebo súkromný čas. 

2. Hneď na začiatku vysvetlite členom v domácnosti, že vaša prítomnosť doma neznamená automaticky aj dostupnosť. Stanovte si základné pravidlá komunikácie (prípadne si na takéto aktivity vopred vyhraďte krátky čas). 

3. Vyberte si stabilné miesto, z ktorého budete pracovať  - či už je to samostatná izba, časť v obývačke, alebo stôl v kuchyni, pristupujte k tomuto priestoru ako pracovnému (potrebujete dobré sedenie, svetlo, súkromie). 

4. Robte si plánované krátke prestávky po ukončení jednotlivých úloh. Krátka pauza zvýši produktivitu a zároveň vás naštartuje na nové zadanie. 

5. Hoci je to veľmi lákavé (a poviete si, že to zaberie len pár minút), vyhnite sa robeniu nepracovných úloh v pracovných hodinách. Pokiaľ sa potrebujete venovať iným veciam, vopred si tieto činnosti naplánujte. 

Veľa ľudí má stále zaužívanú predstavu, že pokiaľ sa pracuje z domu (alebo iného netradičného pracovného prostredia), zamestnanci to majú tendenciu zneužívať. Už niekoľko rokov je práca z domu žiadaným benefitom a výskumy potvrdzujú, že ľudia, ktorí nepracujú 100 % času z kancelárie, sú produktívnejší a kreatívnejší. Navyše, tým, že umožníte zamestnancovi prácu z domu vyšlete signál, že dôverujete jeho zodpovednému prístupu.  Zamestnanci okrem prejavenej dôvery ocenia aj ušetrený čas, ktorý by inak strávili presunom do zamestnania.